Кадровое делопроизводство обязаны вести ИП, ООО, АО, НП в том случае, если использается наемный труд (включая найм генерального директора).
Обязанность ведения кадрового учета установлена действующим законодательством.
Кадровое делопроизводство работодателя складывается из двух типов документов:
- локальных нормативных актов
- документации по личному составу
Локальные нормативные акты (обязательные, рекомендованные, зависящие от специфики организации)
Документы по личному составу - распорядительные документы (приказы), документы, подтверждающие трудовую деятельность работников,
расчетные документы, внутренняя служебная переписка, журналы учета и регистрации.
Для чего нужен кадровый документооборот в организации?
В трудовых отношениях всегда участвуют минимум три стороны:
- государство -в лице Государственной Инспекции Труда (ГИТ), прокуратуры, налоговой,
- работодатель - в лице руководителя
- работник
Иногда число сторон трудовых отношений может быть увеличено: опекуны работника, супруги и др.
Каждая сторона трудовых отношений имеет
свои интересы, права, обязанности и способы защиты своих интересов. При этом ГИТ, прокуратура, как правило, будут выступать на стороне работника.
Для того, чтобы организация могла максимально защитить свои интересы все локальные нормативные акты и документация по личному составу должны
быть тщательно составлены с учетом действующего законодательства, в противном случае все недоработки будут трактоваться в пользу работника.
Отсутствие кадрового делопроизводства ведет к реальным рискам, которые могут привести к серьезным последствиям - финансовым потерям, вытекающим
из налогового, административного и трудового законодательства.
Как организовать ведение кадрового учета в компании?
Организация ведения кадрового учета может быть осуществлена при помощи :
- внутреннего (штатного) работника - инспектора по кадрам, бухгалтера или секретаря с расширением функций
- внешней профессиональной организации (провайдером услуг по кадровому делопроизводству)
В не зависимости от того, внешний или внутренний специалист ведет кадровый учет, он будет нуждаться в определнном перечне информации. Количество и
характер необходимой информации определяется наименованием документов, которые будут формироваться в кадровом делопроизводстве.
Кто несет ответственность за ведение кадрового учета?
За нарушение требован й законодательства о труде в компании (юридическом лице) отвечает генеральный директор (или директор), а у индивидуального
предпринимателя сам предприниматель или наемый управляющий, кадрвый специалист и/или организация - провайдер ведущее кадровое делопроизводство.
Какова ответственность за нарушение трудового законодательства?
Административная ответственность может быть применена в случае нарушения законодательства о труде и об охране труда:
- на должностных лиц в размере от 1000 и до 5000 руб. за каждое нарушение;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юр.лица, от 1000 до 5000 рублей за каждое нарушение или административное
приостановление деятельности на срок 90 суток;
- на юридических лиц - от 30000 до 50000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток
Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение - влечет дисквалификацию на срок до 1 года до 3-х лет.
Извлечение из ФЗ № 45-ФЗ от 09.05.2005, № 54 - ФЗ от 20.04.2007, № 116 - ФЗ от 22.06.2007.
